見積業務を効率化する方法とは？課題や解決できるツールなどを紹介

見積業務は商品やサービスの受注可否を左右する重要なプロセスです。ただし、精度の高い見積を作成する際は、手間と時間がかかります。

見積業務を効率化したいと考えていても、具体的な方法や見積書を効率よく作成できるツールを導入するメリットについて知りたいという担当者の方もいるのではないでしょうか。

そこで、この記事では、見積業務を効率化するツールや導入メリットを紹介します。また、ツールを導入する手順なども解説するので、見積業務を効率化したい方はぜひ参考にしてください。

見積業務とは

商品やサービスを受注した際に見積書を作成し、クライアントへ提出するまでの業務を見積業務といいます。

見積書とは、商品やサービスの金額・数量・納期など、取引内容を提示する書類です。この書類は、クライアントが発注するかどうかを判断する際に重要な役割を果たします。

素早くかつ正確に見積書を提出することで成約率アップにつながるなど、見積業務は営業成果に影響を与えます。見積業務の主な流れは以下の通りです。

1. 見積書の作成：商品やサービスにかかる材料費などを考慮して、適切な金額で見積書を作成する
2. 見積の承認：作成した見積書を管理職に提出し、内容の確認・承認を受ける
3. 見積書の提出：承認された見積書をクライアントへ提出する
4. 見積書の保管：見積書の控えを適切に保管する

見積業務の課題

見積業務に取り組む際は、Excelを使用する企業も多いのではないでしょうか。Excelは無料で利用でき、使い慣れていることから見積業務で活用される場合が多いソフトです。しかし、Excelで見積業務を行う際は、効率化を図るうえで様々な課題が生じます。ここでは、Excelで見積業務を行う際の課題について解説します。

入力ミスなどにより精度が低くなる

見積業務の課題の1つに精度の低さが挙げられます。適切な見積を算出するには、原価情報に基づいた計算が必要です。Excelを使用して見積書を作成する場合、原価情報との連携がうまく取れず、見積が適切に算出できないケースがあります。

また、見積では材料費など確認すべき項目が多数あります。そのため、商品名や数量などの転載ミス・入力ミスが発生しやすいでしょう。ささいな間違いであっても、積算の結果に作用すれば大きなトラブルにつながる可能性があります。

業務が属人化してしまう

Excelで見積業務を行っている場合、Excelを得意とする社員や関数の使い方を理解している社員に業務が集中する傾向にあります。結果として、見積業務が属人化してしまう点も見積業務の課題として挙げられます。

見積作成は日常的に発生する業務の1つです。見積業務が属人化してしまうと担当者が席を外している場合、クライアントを待たせる状態になります。

対応が遅くなれば、今後の取引に悪影響を与える可能性があるでしょう。また、担当者が異動・退職する際、スムーズな引き継ぎ作業が難しくなります。

情報を共有しにくい

見積書をExcelで作成した場合、担当者が個人的に管理しているケースが多く、情報を共有しにくいといった点も課題の1つです。適切な見積金額を算出するためにも、これまで作成した見積書や単価など、情報を共有しておくことは大切です。

チーム全体への情報共有がおそろかになってしまうと、ほかの担当者が作成した見積を参照できません。その結果、似たような案件があった際、改めて一から作成することになり、業務の非効率化を招くでしょう。

また、前回と金額が異なるといった事態が発生する場合もあります。

発行から提出するまでに工数がかかる

見積書は発行からクライアントに提出するまでに工数がかかります。見積書の作成後、管理者の承認を得る必要があるためです。

見積書は少なからず契約の結果に作用する書類のため、できるだけ早くクライアントへ提出したいと考える方は多いでしょう。しかし、見積書をクライアントに提出するためには、以下の工程が必要です。

1. 見積書をプリントアウトする
2. 管理職に回覧する
3. 承認・押印してもらう
4. 承認された見積書をPDF化する
5. クライアントへメールにて提出する

見積書によっては、複数の管理職に確認を依頼する必要があるでしょう。確認を依頼したい管理職がほかの部署にいる場合や外出している場合は、プリントアウトして回覧します。

さらに、押印された見積書をPDF化する作業も加われば、迅速な見積書の提出は期待できないでしょう。

管理に負担がかかる

見積書は作成・提出すれば終了というものではありません。発行された見積書には管理番号が割り当てられ、管理する方法が一般的です。しかし、見積書をExcelで作成した場合、通し番号が割り当てられず、管理が煩雑になります。

また、顧客管理システムなどに登録する際は、見積書の内容を改めて入力する必要があるなど、管理の負担が大きくなりがちです。

弊社では、見積業務を効率化できるツールの開発・導入支援を得意としています。システム開発事例やサービスの詳細はぜひこちらからご確認ください。

見積業務を効率化する方法

見積業務は手間がかかり属人化しやすいです。しかし、いくつかポイントを押さえることで、手間がかかる見積業務を効率化できます。ここでは、見積業務を効率化する方法について解説します。

見積内容をデータで一元管理する

これまでに作成した見積内容を簡単に確認できるようデータ化して一元管理しておけば、見積業務を効率化できます。

過去の案件と似たような案件を受けた場合、過去の見積データを参照することで、データを細かく拾い出す手間を省けます。そのため、スムーズな見積作成を実現できるでしょう。

また、見積書のフォーマットが担当者によって異なるといった事態を防止します。統一されたフォーマットは承認から提出までの時間を短縮できます。

承認フローをデジタル化する

見積書の承認フローをデジタル化することで、見積業務を効率化できるでしょう。承認フローをデジタル化すれば、いつでもどこでも承認作業を行えるためです。

アナログ方式の場合、承認のたびに見積書をプリントアウトして押印してもらう必要があります。そのため、管理職が外出している場合は帰社を待つ必要があり、クライアントへの提出に遅れが生じます。

しかし、承認フローをデジタル化すれば管理職の時間に合わせる必要がありません。特に、複数の管理職による承認が必要な場合は役立つでしょう。

また、見積業務にかかる時間を大幅に短縮できるため、より多くの見積案件に対応可能となり、ビジネスチャンスの拡大につながるでしょう。

見積提出メールのテンプレートを用意する

見積提出メールのテンプレートを用意することで見積業務を効率化できます。見積書の提出はメールを使って行うのが一般的です。郵送やFAXに比べると効率的ですが、メールを送る度に文面を作成して、見積書を添付する方法は手間がかかります。

特に、1日に複数の見積書を提出する必要がある場合は非効率です。しかし、見積提出メールのテンプレートを用意しておけば、メール作成にかかる時間や手間を省けます。スムーズな見積提出を実現できるでしょう。

見積業務の効率化を実現できるツール

見積業務の効率化を実現できるツールとしては、見積管理システムやソフトが挙げられるでしょう。見積管理システムやソフトは、必要事項を入力するだけで簡単に見積書を作成できるツールです。

見積書の作成から承認・提出までの流れに一貫して対応しているため、見積業務の効率化を実現できます。自動化されたシステムを使用するため、手入力によるミスや計算ミスを軽減できるでしょう。

また、これまでに作成した見積データも同時に管理できるため、より精度の高い見積書を作成しやすくなります。

さらに、紙ベースでは時間や手間がかかっていた承認フローをスムーズに行えます。見積書を提出する際のメール送付やリンク共有を1クリックで行える点も魅力です。

見積シミュレーターのメリットや制作方法についてはこちらの記事で解説しています。ぜひこちらもご確認ください。

弊社では、見積業務の効率化ツールの制作から導入についてのご提案が可能です。見積業務の効率化を検討している方はぜひこちらからお問い合わせください。

見積業務を効率化するツールの導入メリット

見積業務を効率化するツールを導入することで、様々なメリットを得られます。ただ、具体的にどのようなメリットを得られるのか気になる担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここでは、見積業務を効率化するツールの導入メリットについて解説します。

見積書を迅速に作成できる

見積書は他社よりも早く提出することが大切です。見積書の提出が遅くなれば、金額以上に悪い印象を与える可能性があるためです。

見積管理システムには、テンプレートが用意されています。テンプレートを活用すれば、最小限の手間で見やすい見積書を作成・提出できるでしょう。また、基幹システムや原価システムなどと連携できるため、二重入力の省略・適正価格の算出ができる点もメリットです。

さらに、モバイル化することで、帰りの電車の中や商談の最中に金額を提出できます。

見積書作成のノウハウを共有できる

見積書の作成は属人化しがちです。そして、見積書を作成する際は、競合がいる場合や数パターンの見積を依頼された場合など、それぞれに異なるノウハウが必要です。

見積業務を効率化できるツールを活用すれば、商談での条件や情報の集約、それらを見積書へ反映するといったノウハウをチームで共有しやすくなります。また、これまでの見積金額を分析することで、勝率の高い見積を作成できるでしょう。

商談プロセスを効率化できる

見積業務を効率化できるシステムには、見積書の作成から承認までのワークフローを構築する機能が搭載されています。

この機能を活用することで、クライアントに提案するまでのリードタイムを短縮できるほか、商談プロセスの可視化による確認作業の負担を軽減できます。

さらに、外出先からの承認も可能です。管理者が出張などで外出中であっても、帰社を待つ必要はありません。その場で承認を得られるでしょう。

ただし、承認は早ければよいというわけではありません。承認する側は見積金額の根拠や妥当性を判断する目安を確認して承認する必要があるでしょう。

見積業務の効率化には見積もりシミュレーターもおすすめ

見積もりシミュレーターは、質問事項に応えていくことで見積金額を算出できる機能です。この機能を使うことで、商品やサービスにかかる費用を簡単に把握できます。

見積もりシミュレーターは、インターネット環境が整っていれば、いつでも利用できるため、見積金額をすぐに確認したいときに最適です。そのため、ヒアリングや見積を提出するまでの時間を短縮できます。

また、商談をスムーズに行えるため、営業活動の効率化を実現できます。さらに、クライアントへの提案の質向上につながるため、受注確率を高める効果を期待できるでしょう。

弊社では、見積シミュレーターの開発実績があり、見積シミュレーターの導入をサポートできます。営業活動の効率化を行いたい方はぜひこちらからご相談ください。

見積業務を効率化するツールの導入手順

見積業務を効率化するツールのメリットについてお伝えしました。そこで、見積業務を効率化するツールを導入したいと考えても、どのように導入すればよいか悩む場合もあるでしょう。見積業務を効率化するツールの導入手順は以下の通りです。

1. 現状を把握してデータ化する
2. 導入するツールを選ぶ
3. データベースを反映・ほかのシステムとの連携を行う
4. 運用・メンテナンスを行う

ここでは、見積業務を効率化するツールを導入する手順について、1つずつ解説します。

1.現状を把握してデータ化する

まずは、見積内容のデータを整理し、現状把握とデータベースの構築を行いましょう。現状把握のため、データを整理する際は、以下のような取り組みが必要です。

• 見積に関するデータを保管している場所・フォーマットを整理してまとめる
• 紙ベースで見積書を保管している場合は、スキャンしてデータ化し、特定の場所に集めておく

データを整理できたらシステムに反映させるため、データベースとして構築しましょう。

2.導入するツールを選ぶ

見積のデータベース化ができたら、自社に適したツールを選ぶため、達成したい目標を明確にしましょう。例えば「無駄の削減と業務効率化」や「情報共有の促進」などです。達成したい目標は、自社の抱える課題の内容に応じて設定することが大切です。

見積業務を効率化する見積システムやソフトなどのツールには、様々な機能や種類があるため、ここでは選び方について解説します。

機能

見積業務の効率化に役立つツールには、主に以下のような機能が備わっています。

• 見積書作成に関する基本機能：過去の見積書の流用、自動転記、自動採番、商品マスタ選択など
• 見積書の承認機能：作成した見積書の承認設定機能など
• 見積書の発行機能：PDF化できる帳票出力機能、メール送信機能など
• 見積書の分析機能：過去データの参照、受注予測機能、見積金額の先行管理機能など

このような機能の中から、自社の目標を達成するために役立つ機能はどれかを見極めましょう。そして、役立つ機能を網羅的に備えたシステムやソフトなどのツールを選ぶことが大切です。

種類

見積業務を効率化するシステムは3つの種類に分けられます。自社の見積業務に向いているタイプから選びましょう。

システムの種類	特徴
専用タイプ	見積書の作成機能に特化したシステムシンプルな操作性で優れた機能が豊富営業担当者が現場で利用するケースが多い
販売管理・ERPタイプ	ERPとは、企業の経営資源である人やモノ、金、情報を一元管理できる基幹システムを指す見積書の作成だけでなく出荷・請求管理まで一元化できる経理や総務も同じシステムを使用できるため、バックオフィスの業務効率化にもつながる
業種特化タイプ	業種ごとの見積作成に特化したシステム建設やプロセス製造、ITなど、業種ごとに即戦力になる項目が盛り込まれている見積書に必要な関連書類の紐づけが可能なタイプもあり業務全般の効率化を期待できる

提供形態

見積業務を効率化するシステムの提供形態は、「インストール型」と「クラウド型」に分けられます。自社の見積業務に向いている種類から選びましょう。

インストール型は、見積業務を効率化できるシステムを、自社のパソコンにインストールして利用する形態です。ネットにつなげなくても利用できます。また、買い切りのため月額費用が発生しない点も特徴です。

一方、クラウド型はインターネットの環境が整っていれば、どこでも利用できます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でも利用できる点が特徴です。ただし、月額料金が発生する点は注意しましょう。

3.データベースを反映・ほかのシステムとの連携を行う

システムの仕様に従って、作成したデータベースを反映させましょう。データ量は膨大になる可能性があります。インポート機能やクラウド技術など、効率的にデータを移行できる機能を活用しましょう。

また、企業によっては、調達や会計などに関連する複数のシステムを導入済みといった場合もあるでしょう。見積業務を効率化できるシステムによっては、外部システムと連携できる機能を備えています。

業務に関係するデータを扱うほかのシステムと連携させておき、スムーズに業務を行えるよう体制を整えましょう。

4.運用・メンテナンスを行う

システムのセットアップが完了したら、実際に運用していきましょう。導入したシステムを運用する際は、様々なスタッフが見積業務に携わっても統一したフォーマット・仕様が保たれるよう、データ入力や更新に関する規定を明確に定める必要があります。

また、見積データを手違いなどで失うリスクに備えてバックアップを取るほか、システムのメンテナンス・アップデートを定期的に行うことも大切です。データの質を維持できるよう、明確な規定のもと、運用・メンテナンスに取り組みましょう。

見積業務の効率化はBALANCeにご相談ください

見積業務は、商品やサービスの受注に関わる重要な業務です。見積業務の効率化は、担当者の負担を軽減するだけでなく、営業力強化にもつながります。

Excelなどのオフィス系ソフトを使って見積業務に取り組んでいる担当者の方は、この機会にツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

弊社では、見積業務の効率化に役立つツールである見積もりシミュレーターを制作しています。また、開発から導入まで一気通貫して対応可能です。見積業務を効率化したいと考えている方は、ぜひこちらからお問い合わせください。